Skapa presentationer med PowerPoint

av Alan Zisman (c) 2006

Digitala presentationer har blivit alltmer populära under det senaste decenniet, sporrat av Microsofts paket av sin PowerPoint-presentationsprogramvara med sin Microsoft Office-programvarusvit. De har flyttat från försäljningsplatser och företagsårsrapporter till universitetsstudenter och vidare till gymnasiet och följer nu även muntliga rapporter på gymnasieelever.

Microsofts PowerPoint har namnigenkänning, men det är inte den enda programvaran i denna produktkategori. Liksom Kleenex eller Xerox har det blivit nästan ett generiskt namn. Och det har blivit lite av en kliché, med för många presentationer som använder samma generiska PowerPoint-mallar medan en högtalare drönar och fortsätter. Det har stereotyp som “PowerPointlessness”.

PowerPoint är dock inte den enda digitala presentationsprogramvaran. Många Mac-användare använder nu Apples Keynote, till exempel. Och den kostnadsfria, öppna källan OpenOffice.org/LibreOffice innehåller Impress, en PowerPoint-kompatibel modul. (Se min handledning om hur man använder Impress).

Innan du börjar

Planera framåt. Tänk på syftet med din presentation och din publik. Vill du skapa en fristående fotodisplay som är avsedd att köras utan åtföljande? En rapport som kombinerar text och bilder (och valfritt ljud eller video) för att följa en muntlig rapport eller diskussion? Har du redan de bilder (och valfri musik och videoklipp) du behöver?

Tänk på din text. Din presentation ska inte vara för texttung. Text i en presentation bör presentera en översikt över vad du planerar att säga – inte faktiska stycken med innehåll. Som en översikt visar det huvudpunkterna – en sammanfattning.

Faktum är att du kanske vill skriva ut en översikt innan du börjar skriva något i din presentation – även om det också finns ett dispositionsläge i din presentationsprogramvara. Alternativt uppmuntrar jag användare att utarbeta en lista med frågor; varje fråga (och en översikt av svaret) kan lätt bli en bild i presentationen.

Komma igång

Obs! Jag förbereder den här självstudien med den version av PowerPoint som ingår i Microsoft Office 2000 för Windows; om du har en annan version av antingen Windows- eller Mac-versionen av MS Office kan du se olika dialogrutor (etc). Kom ihåg – de flesta programvarualternativ är upptäckbara. Om din programvara ser annorlunda ut än detta, känn dig fri att utforska och experimentera.

När du startar PowerPoint 2000 bör du se en dialogruta med flera alternativ:

Många använder en av PowerPoints mallar … om du väljer alternativet Designmall får du:

Som du kan se innehåller PowerPoint ett stort antal mallar och presentationsdesign. Du är välkommen att välja dem. Dessa förinställda mallar har dock använts för mycket. I stället för denna handledning kommer vi att börja med en tom presentationsdesign och sedan anpassa bakgrunder (etc) senare.

Lägg till ditt innehåll

Du kommer att presenteras med dialogrutan Ny bild. (Detta dyker upp varje gång du skapar en ny bild):

Observera att när du väljer en av mönstren visas namnet längst ner till höger. Observera också att det finns fler mönster än passar i rutan – du kan bläddra ner för att se mer och mer. Jag valde den tredje designen i toppraden. Dialogrutan Ny bild försvinner, och min skärm innehåller en konturvy till vänster och en bild av bilden till höger, vilket gör att jag kan skriva text och grafik i bilden. Om du bestämmer dig för att ha en annan bilddesign högerklickar du på bilden (utanför de olika text- eller grafikområdena) och väljer Slide Layout från popup-menyn. Alternativt klickar du på Format-menyn och väljer Slide Layout. Hursomhelst kommer du att se samma dialogruta igen (men med titeln Slide Layout) så att du kan ändra layouten.

Genom att göra det ändrade jag till layouten med text till vänster och utrymme för en bild till höger.

Arbetsflöde

Vissa människor fungerar bäst för att skapa en kontur– med hjälp av konturrutan till vänster; varje huvudpunkt kommer att bli en ny bild, där underpunkterna visas som en text. (Tryck på tabulatortangenten för att skapa en delpunkt. Ange i sig själv skapar en ny bild. Om du lägger in för långt håller du nedtryckt medan du trycker på fliken för att gå tillbaka till vänster). Andra människor är mer bekväma att skriva direkt i rutan med förhandsvisning av bild.

Det finns mycket “eye candy” i presentationsprogramvaran … du kan spendera enorma mängder tid på att fikla med teckensnitt, storlekar, animationer, övergångar, bakgrunder och mer. Mina förslag:

  • Lägg till din grundtext och bilder först … när du har lagt in allt innehåll, sedan (om tiden tillåter det) fikla med bakgrunden, övergångarna och animationerna (i den ordningen).
  • Mer ögongodis är inte nödvändigtvis bättre. Det är lätt att skapa en presentation som distraherar din publik från ditt innehåll. Fråga dig själv om din presentation är effektiv när det gäller att kommunicera med din publik. Lägg inte till specialeffekter bara för att du kan!

Som det framgår av illustrationen, om du föredrar att arbeta bild-för-bild (snarare än på konturpanelen), klicka i lämpligt område för att lägga till en titel och text till din bild. Observera att när du lägger till text i den vänstra kolumnen visas den som standard med punkttecken. (Du kan ändra med punktpunkterna och numreringsobjektet i menyn Format eller genom att klicka på punkten i verktygsfältet).

Genom att dubbelklicka på bilden kan du lägga till clipart från Microsofts Clipart Gallery. Du kan söka efter bilder efter kategori eller nyckelord. Även om denna clipart kan användas i din presentation utan några upphovsrättsproblem, är den återigen något överanvänd och klicherad. Du kanske föredrar att använda dina egna foton eller clipart från andra källor. För att göra det, klicka på Infoga-menyn, välj Bild och sedan Från fil …

Du kan navigera till mappen där du har lagrat digitala foton eller andra bilder. Börja i mappen Windows My Pictures. Du kan förhandsgranska bilder innan du väljer en.

Du kanske måste ändra storlek på den importerade bilden för att passa din design.

För att lägga till en ny bild, klicka på Infoga-menyn och välj sedan Ny bild. Återigen ser du dialogrutan Ny bild för att välja en bilddesign. Upprepa vid behov.
bakgrunder

Förutsatt att du har skapat alla dina bilder och lagt till din text och bilder kan du bestämma att du vill ha något annat än en vanlig vit bakgrund. Om du vill ändra bakgrunden på en (eller flera) bilder väljer du en bild från listan med bilder till vänster. Klicka sedan på Format-menyn och välj sedan Bakgrunder. Du kommer se:

Jag fick den sekundära popup-fönstret genom att klicka på den lilla pilen bredvid det tomma utrymmet nära botten av den inledande dialogrutan … men även detta är en ganska smal uppsättning val. Klicka på Fler färger … för att se:

Den här (eller fliken Anpassad) ger mycket fler färgalternativ. Alternativt, genom att klicka på Fylleffekter (se ovan) ger många fler val:

Lägg märke till att du har flera flikar. Lutningar ändrar smidigt från en färg till en annan på många olika sätt. Du kan välja varje färg och sedan ändra stilen. Textur har olika bakgrunder, som marmor, denim, brunt papper osv. Mönster är (ganska tråkiga) korsluckor och plädar, medan fliken Bild låter dig välja en bild lagrad på din hårddisk.

När du väljer en bakgrund har du möjlighet att tillämpa den på den för närvarande valda bilden eller på alla dina bilder.

Observera att om du väljer en mörk bakgrund kan det hända att din text blir mindre läsbar. I så fall kan du antingen ändra bakgrunden eller ändra teckensnittsfärgen. För att ändra teckensnittsfärgen, välj en textbit (du måste välja varje textblock på varje bild separat), klicka sedan på Format-menyn och välj Font. Du ser ett objekt som låter dig ändra färgen på vald text.

Alternativt ändrar du färgen på alla titlar eller all text samtidigt. För att göra det, klicka på Format-menyn och välj Skjutfärgschema. Gå till fliken Anpassad, klicka på ett objekt för att ändra och klicka på knappen Ändra färg:

Återigen kan du välja att endast göra ändringar i den aktuella bilden eller på alla bilder.

Ställa in övergångar

Övergångar är specialeffekter som eventuellt äger rum när en ny bild visas på skärmen. Smakfullt gjort är de ett plus. Att välja en annan, komplex övergång för varje bild kan distrahera ditt samtal. Dessutom kanske komplexa övergångar inte visas smidigt på äldre hårdvara – även om de verkar visa korrekt i förhandsgranskningen. Kolla alltid dina övergångar genom att köra bildspelet.

För att tillämpa en övergång till en bild, välj bilden, klicka sedan på bildspel-menyn och välj Bildspel. Du kommer se:

Du kan kolla in en lista över övergångar; var och en kommer att appliceras på koens bild så att du kan se hur den borde se ut. Du kan välja att göra övergången (och ändringen till nästa bild) när du klickar på musen eller automatiskt efter ditt val av tidsfördröjning, och du kan välja att få ett valfritt ljudspel när bilden ändras.

Slutligen kan du göra övergångsinställningarna tillämpliga på den valda bilden eller på alla dina bilder.


Var försiktig med animationer

Alla tvekningar jag har om övergångar gäller dubbel för animationer. Medan övergångar är effekter som gäller hela bilden när den först visas, är animationer specialeffekter som tillämpas på enskilda textblock (även på enstaka bokstäver) eller på grafik efter att bilden har dykt upp.

Jag kommer inte att gå i detalj om animationer; för att komma åt dessa funktioner, välj först en textbit eller en bild som ska animeras och klicka sedan på bildspel-menyn. Förinställd animation ger dig en uppsättning förinställningar; Anpassad animering ger dig fler alternativ.

Om du tror att du vill använda den här funktionen kan du experimentera! Kom dock ihåg att överanvändning av animationer bromsar din presentation, distraherar publiken från ditt innehåll och kan göra att vissa tittare känner sig yr.

Förvandla din presentation till en webbsida

Du kan använda PowerPoint för att förvandla din presentation till en länkad serie webbsidor; för att göra det, klicka på Arkiv-menyn och sedan på Spara som webbsida. Du blir ombedd att få plats och filnamn för din sparade webbplats … Jag uppmanar dig starkt att skapa en mapp för att hålla de många filerna som kommer att skapas. Jag föreslår också att du ger din webbsida filnamnet “index.html”, som har speciell användbar betydelse för webbserverprogram.

På ett ögonblick bör din webbplats skapas på den plats du valt. Du kan se detta i din webbläsare genom att klicka på PowerPoint-filmenyn och välja Förhandsgranskning av webbsidor. Detta öppnar din webbplats startsida. Knappen Publicera i dialogrutan Spara som webbsida ger några potentiellt användbara alternativ:

Du kan välja att bara publicera utvalda sidor. Och jag rekommenderar att du väljer att stödja webbläsare i version 3.0.

Skriva ut en handout

Att välja att skriva ut din publikation ger mer flexibilitet än att bara skriva ut varje bild till en separat sida – men det kan vara användbart om du vill skapa acetater som ska visas på en projektor.

Om du klickar på Arkiv och sedan på Print får du fler alternativ än du kan se när du skriver ut ett ordbehandlingsdokument:

Observera att du kanske vill välja rent svartvitt eller gråskala, och att skala för att passa papper, eller inkludera en ram runt sidorna. Också intressant är alternativet att skriva ut bara konturer, anteckningar eller utdelningar. Jag tycker att utskrift är särskilt användbart. Om du väljer det får du alternativ att välja hur många bilder per sida– 4 till 6 bilder per sida är ett bra alternativ.

Om du väljer gråskala eller rent svartvitt kastas dina färgade bakgrunder och textfärger – dina utdelningar kommer att skrivas tydligt med svart text på en vit bakgrund.


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *